Naloga

Vzpostavitev slovenskega javnega elektronskega arhiva (e-ARH.si)

Opis naloge

Slovenski javni arhivi izvajajo projekt vzpostavitve slovenskega javnega elektronskega arhiva ali kratko e-ARH.si, ki predstavlja kompleksno okolje namenjeno e-arhiviranju. Vključuje postopke prevzemanja arhivskega gradiva (digitaliziranega in v izvorno digitalni obliki) v pristojne javne arhive, njegovo nadaljnjo strokovno obdelavo, dolgoročno ohranjanje v skladu z veljavno zakonodajo ter nadaljnjo uporabo. V okviru projekta e-ARH.si bo za vse javne arhive vzpostavljena tudi virtualna arhivska čitalnica -VAČ, kjer bo omogočena elektronska oddaja vlog in obrazcev ter oddaljen dostop do arhivskega gradiva ter njegova uporaba.

Ukrep / Slovenski javni elektronski arhiv (e-ARH.si)

Zgodovina statusov

19.01.2022	R
28.09.2021	DR
21.01.2021	DR
29.09.2020	DR
17.01.2020	DR
14.11.2019	DR

Podatki o nalogi

Trenutni status	R
Naziv podcilja	Vzpostavitev slovenskega javnega elektronskega arhiva (e-ARH.si)
Odgovorni resor	Ministrstvo za kulturo
Rok za realizacijo	30.06.2020
Tip naloge	Avtomatizacija postopka
Vpliv na subjekte	Na poslovne subjekte, Na državljane, Na javni sektor

Zgodovina poročanj
Status	Poročanje za obdobje	Poročal	Datum	Opis
Realizirano	01.01.2021 - 31.12.2021	MK	19.01.2022	V obdobju po zadnjem poročanju (28. 9. 2021) so bile v okviru projekta e-ARH.si: ESS 2016 - 2020/2021 realizirane naslednje naloge: - nadaljevali smo z delom na pilotnih prevzemih različnih tipov arhivskega gradiva in jih zaključili z izjemo pilota za prevzem gradiva iz ISUD, zaradi težav pri izvozu gradiva iz stalne zbirke SPIS 4.0; - izvedene so bile tri delavnice (preko zoom) z ustvarjalci za izdelavo ocene tveganja in načrta upravljanja s tveganji s pomočjo nabavljene namenske programske opreme; pripravljen je bil namestitveni paket licence in sprejet načrt njene razdelitve ustvarjalcem arhivskega gradiva (50 udeležencev); - izvedenih je bilo pet dvodnevnih delavnic (preko zoom) in ena enodnevna delavnica na temo priprave notranjih pravil za zajem in hrambo e-gradiva (119 udeležencev); - nadaljevalo se je delo na izboljšavi prvega prevoda Pravilnika o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki v angleški jezik; - izdelano je bilo končno poročilo o priporočenih pretvornikih in validatorjih za pretvorbo e-gradiva v formate, primerne za dolgoročno hrambo, rešitev je objavljena na portalu Ministrstva za javno upravo NIO - https://nio.gov.si/nio/asset/programsko+orodje+za+avtomatizirano+razpoznavanje+in+zakritje+z+zakonom+varovanih+podatkov; - nadaljevalo se je s prilagajanjem arhivskega gradiva različnih tipov gradiva (transkripcija zvočnih zapisov, fotografije itd.); naloga se je izvajala do 30. 11. 2021; - izdelali smo promocijski film projekta (v slovenščini, angleščini in prilagojeno za ranljive skupine), izdelali TV spot, ki se je oglašal na RTV tri mesece (avgusta – nov); izvedena je bila peta, zaključna dvodnevna konferenca projekta e-ARH.si (480 udeležencev), kjer so bili prikazani rezultati in izdelki projekta. Projekt e-ARH.si: ESS 2016 – 2020/2021 se je 31. 12. 2021 uradno zaključil.
Delno realizirano	01.01.2021 - 31.12.2021	MK	28.09.2021	Izvajanje projekta je bilo z odločbo SVRK podaljšano do 31. 12. 2021. V obdobju po zadnjem poročanju so bile realizirane naslednje naloge: • integrirane so bile posamezne rešitve, ki predstavljajo sistem e-ARH.si v enovit sistem; 14. 9. 2021 je bila v redno izvajanje dana programska rešitev Virtualna arhivska čitalnica (VAČ) - beta produkcijska različica - dostopna na spletni strani Arhiva RS - https://vac.sjas.gov.si/vac - skozi katero je mogoče dostopati in naročati arhivsko gradivo iz skupne podatkovne baze fondov in zbirk vseh slovenskih javnih arhivov; • zaključen je bil razvoj programskega orodja Urejevalnik SIP za pripravo in prevzem e-arhivskega gradiva, ki je brezplačno na voljo vsem ustvarjalcem arhivskega gradiva; v obdobju poročanja smo izvajali osem pilotnih prevzemov različnih tipov arhivskega gradiva - povprečen status zaključka pilotov je 90% - predviden zaključek je 15. 11. 2021; • izdelana je bila predloga dodatnih Strokovno tehničnih navodil (zakonska zahteva) za različne tipe arhivskega gradiva za potrebe obvladovanja gradiva, dokler je to pri ustvarjalcu in potrebe izročitve tega gradiva v arhive; • izdelana je bila predloga zapisnika o izročitvi in prevzemu gradiva v digitalni obliki v arhiv; • izdelana je bila enotna metodologija izvedbe ocene tveganja pri dolgoročnem ohranjanju gradiva v digitalni obliki ter nadaljnjega upravljanja s temi tveganji; nabavljena je bila programska oprema za podporo tej metodologiji, 2 licenci za arhive in 100 licenc, ki so brezplačno na voljo ustvarjalcem arhivskega gradiva; do 30. 11. 2021 bo izvedenih pet delavnic za ustvarjalce z namenom predstavitve te metodologije in uporabe programskega orodja; • izdelan je bil prvi prevod Pravilnika o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki v angleški jezik; predviden zaključek je 30. 11. 2021; • izvajala so se, in se bodo do 20.12.2021, usposabljanja ustvarjalcev arhivskega gradiva za pripravo notranjih pravil (6 modulov); • zaključen je bil postopek nabave in prilagoditve programskega orodja za avtomatizirano razpoznavanje in zakritje (anonimizacijo) z zakonom varovanih podatkov; rešitev je objavljena na portalu Ministrstva za javno upravo NIO - https://nio.gov.si/nio/asset/programsko+orodje+za+avtomatizirano+razpoznavanje+in+zakritje+z+zakonom+varovanih+podatkov; • izvedena je bila raziskava tržišča in analiza pretvornikov gradiva v formate za dolgoročno hrambo za različne tipe gradiva in validatorjev za te pretvorbe; pripravlja se še zaključno poročilo o končnem izboru pretvornikov in validatorjev, ki bo objavljeno na portalu NIO; • nadaljevalo se je s prilagajanjem arhivskega gradiva različnih tipov gradiva (transkripcija zvočnih zapisov, fotografije itd.); naloga se izvaja do 30. 11. 2021; • izvedli smo tudi tri predstavitve rešitev projekta širši javnosti; • pridobili smo priznanje za uvrstitev med pet finalistov na natečaju Premik naprej 2021; • vložena je bila vloga za certificiranje sistema e-ARH.si po standardu 16363 (zaupanja vreden e-repozitorij) pri neodvisni revizijski inštituciji PTAB iz Velike Britanije (status naloge je 52%), predviden zaključek je 20. 12. 2021.
Delno realizirano	01.01.2020 - 31.12.2020	MK	21.01.2021	Zaradi Covid-19 se je realizacija določenih projektnih nalog upočasnila, zato smo pridobili s strani Službe Vlade RS za razvoj in evropsko kohezijsko politiko spremenjeno odločbo za prenos projekta e-ARH.si do konca leta 2021. Temu primerno se je prilagodilo projektni plan, aktivnosti, ki so bile navedene v zadnjem poročilu se čim večjem delu še izvajajo, bistvenih sprememb ni.
Delno realizirano	01.01.2020 - 31.12.2020	MK	29.09.2020	Vzpostavili smo informacijsko komunikacijsko mrežo vseh slovenskih javnih arhivov (šest regionalnih arhivov vključno z njihovimi izpostavami in Arhiv RS) in jih povezali z infrastrukturo na Ministrstvu za javno upravo, združili smo obe podatkovni bazi fondov in zbirk arhivskega gradiva (podatkovna zbirka regionalnih arhivov in Arhiva RS) v eno skupno bazo ter jo povezali z Virtualno arhivsko čitalnico, vzpostavili smo posebno infrastrukturo za prevzem in hrambo prostorskih podatkov, v vse regionalne arhive smo implementirali informacijski sistem za upravljanje z dokumenti Krpan, vzpostavili smo digitalni filmski arhiv. Izvajamo integracijo omenjenih rešitev, planiran prehod v produkcijo je 20. oktober 2020, s tem bo dostopna virtualna arhivska čitalnica na spletu, skozi katero bo mogoče dostopati in naročati arhivsko gradivo iz skupne podatkovne baze fondov in zbirk vseh slovenskih javnih arhivov. Izpopolnjujemo še programsko orodje za pripravo in prevzem e-arhivskega gradiva Urejevalnik SIP na podlagi izkušenj, ki jih pridobivamo pri izvajanju osmih pilotnih prevzemov različnih vrst e-arhivskega gradiva, planiran zaključek je konec leta 2020. Na podlagi javnega natečaja smo pridobili nagrado Ministrstva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti Republike Slovenije za dobro prakso na področju zaposlovanja invalidov za leto 2019 ter s tem pridobili naziv Invalidom prijazno podjetje, v projektu e-ARH.si imamo namreč zaposlena dva invalida, od tega je ena zaposlena oseba slepa.
Delno realizirano	01.01.2019 - 31.12.2019	MK	17.01.2020	Izveden je bil delni prevzem rešitve Virtualne arhivske čitalnice (VAČ), kar pomeni, da je bil razvoj končan in prevzeta različica 1.0, rešitev moramo povezati še z združeno bazo zbirke fondov in zbirk slovenske javne arhivske službe (združevanje je v zaključni fazi), vse skupaj čaka še na to, da bomo zaključili z vzpostavitvijo inf. komunikacijske mreže vseh arhivov. Sledi uvedba rešitve VAČ (beta verzija) na splet v redno rabo, v kolikor se bodo pokazale možnosti, pa bomo šli še v nadaljnji razvoj VAČ 2.0 z morebitnimi novimi funkcionalnostmi, kar pa se bo pokazalo pri redni uporabi rešitve s strani končnih uporabnikov.
Delno realizirano	01.01.2019 - 31.12.2019	Admin	14.11.2019	Izdelana je bila specifikacija s pričakovanimi funkcionalnostmi virtualne arhivske čitalnice (VAČ), izveden javni razpis za pridobitev zunanjega IT podjetja za razvoj (programiranje), skupaj z njimi izdelan projekt za izvedbo (PZI), izvaja se razvoj in že prva testiranja. Polno funkcionalnost in možnost uporabe s strani končnih uporabnikov planiramo 30.6.2020.